Privacyverklaring

Privacyverklaring Stillhart Vertalingen

Wanneer u gebruik maakt van de diensten van Stillhart Vertalingen, is het in vrijwel alle gevallen noodzakelijk, dat wij persoonsgegevens van u opslaan en registreren. Het is ons beleid en ons doel om zeer zorgvuldig en transparant om te gaan met de persoonsgegevens die wij van u krijgen, omdat wij er ons van bewust zijn, dat u vertrouwen in ons stelt. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Door middel van deze privacyverklaring willen wij u laten weten, voor welke doeleinden en op welke wijze wij uw persoonsgegevens bewaren en verwerken, zodat u precies weet, hoe wij werken. Deze privacyverklaring is dan ook toepasselijk op alle persoonsgegevens die wij van u verwerken, wanneer u diensten bij ons afneemt, onze website bezoekt of wanneer wij contact met u hebben.

Wie zijn wij?
Onder Stillhart Vertalingen wordt verstaan: Maya Stillhart, handelend onder de naam Stillhart Vertalingen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Middelburg onder nummer KvK nummer 20147312 en gevestigd te 4331 CL  Middelburg aan Achter het Hofplein 9. Meer informatie over ons kunt u vinden op onze website www.stillhartvertalingen.nl U kunt uiteraard ook contact met ons opnemen op ons mailadres info@stillhartvertalingen.nl Telefonisch zijn wij voor u bereikbaar op nummer +31 6 818 795 02

Wat doen wij?
Stillhart Vertalingen zet zich in om u te helpen bij vertalingen en correcties van teksten van elke gewenste taalcombinatie. De werkzaamheden bestaan onder meer, maar niet uitsluitend, uit het nakijken, corrigeren en inhoudelijk corrigeren van bestaande teksten en het schrijven van teksten in de gewenste taal. Stillhart vertalingen verricht de hiervoor genoemde werkzaamheden voor verschillende opdrachtgevers, bestaande uit onder andere bedrijven, organisaties en (semi) overheden.

Welke gegevens verzamelen wij van u en waarom?
Uw persoonsgegevens worden hoofdzakelijk door ons verwerkt om u een optimale en op uw persoon, bedrijf of situatie afgestemde dienstverlening te kunnen bieden. Wij bouwen graag een duurzame relatie met u op, zodat wij u ook in de toekomst van dienst kunnen zijn, strategisch met u mee kunnen denken en u wellicht voorstellen kunnen doen, die voor u interessant zijn, op basis van de door u in het verleden bij ons betrokken diensten. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij voor u verwerken:

NAWTE gegevens:
Uw naam, adres, woonplaatsgegevens, telefoon en e-mail hebben wij nodig om voor u aan de slag te kunnen gaan en om u onze diensten te kunnen aanbieden. Wij verwerken geen

bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zeggen iets over iemands geloof, levensovertuiging, ras, politieke voorkeur, gezondheid of geaardheid. Wij verwerken alléén uw NAWTE gegevens.

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen indien er:

  • Expliciete toestemming verkregen is voor specifieke doeleinden;
  • Er een wettelijke verplichting is voor het verwerken van uw persoonsgegevens;
  • Er een gerechtvaardigd belang is.

Dataminimalisatie beleid:
Wij verzamelen alleen de strikt noodzakelijke persoonsgegevens van u. Via al onze communicatiekanalen attenderen we u, hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens en verwijzen we u steeds naar de details uit ons privacy beleid, zoals verwoord in deze verklaring. Wanneer u bij ons diensten afneemt, maken we u steeds duidelijk, welke persoonsgegevens wij van u nodig hebben en waarvoor we deze gegevens nodig hebben.  Als toch bepaalde persoonsgegevens niet noodzakelijk blijken te zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening, worden deze gegevens direct verwijderd. Ook mag u zelf bepalen, wanneer wij uw gegevens in uw opdracht moeten verwijderen en vernietigen.

Marketing, website en gegevens van derden

Nieuwsbrieven:
Wanneer u in de periode ná 25 mei 2018 -dus na de intrede van de AVG- bij Stillhart Vertalingen een dienst of een product heeft afgenomen of u zich via onze website ná 25 mei 2018 heeft ingeschreven voor onze nieuwsbrief, kunnen wij uw e-mail adres gebruiken voor het versturen van onze (gepersonaliseerde) nieuwsbrieven en aanbiedingen. Dit doen we alleen, wanneer u ons daarvoor uw expliciete toestemming heeft gegeven. Wanneer u al vóór de intrede van de AVG -dus vóór 25 mei 2018- nieuwsbrieven van ons heeft ontvangen en u deze nieuwsbrieven niet langer wilt ontvangen, kunt zich altijd afmelden via een link in onze nieuwsbrief. Onder gepersonaliseerde nieuwsbrieven worden nieuwsbrieven verstaan, waarin u van ons ideeën en aanbiedingen ontvangt, die aansluiten bij eerdere door u bij ons afgenomen diensten en programma’s. Uiteraard bent u niet verplicht om uw interesses aan ons door te geven, wanneer wij u daarom vragen. Nieuwsbrieven versturen wij gemiddeld genomen vier keer per jaar.

Gebruik van onze website:
Wanneer u gebruik maakt van onze websites, worden door ons automatisch algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder de datum en het tijdstip van uw bezoek en de gegevens die uw browser meestuurt. Stillhart Vertalingen mag deze informatie gegroepeerd vrijgeven. Door dit groeperen wordt het onmogelijk de gegevens terug te voeren naar een bepaalde individuele gebruiker. Stillhart Vertalingen gebruikt deze informatie voor een normaal beheer van haar website en om de functionaliteiten daarvan te verbeteren. Wij zijn niet geïnteresseerd in gegevens die iets zeggen over de identiteit van de bezoeker van onze website en wij verzamelen derhalve geen data die gekoppeld kan worden aan de identiteit van de bezoeker op onze website. Wij zijn wel geïnteresseerd in informatie die iets zegt over het gebruik van onze website, zoals het aantal bezoekers, welke pagina’s op deze website het meeste worden bezocht, wat de drukke uren zijn, waarop onze website wordt bezocht en bij welke pagina’s deze website weer wordt verlaten.

Google Analytics:
Om enig inzicht te kunnen krijgen in het gebruik, de functionaliteit en in de statistieken van onze website, maken wij derhalve gebruik van de diensten van Google Analytics. Stillhart Vertalingen heeft de instellingen van Google Analytics aangepast aan de handleiding van de Autoriteit Persoonsgegevens. De informatie die wij op deze wijze verzamelen, wordt zoveel mogelijk geanonimiseerd (dus zonder het IP adres van uw computer) en opgeslagen op de servers van Google in de Verenigde Staten. Op de website van www.google-analytics.com treft u het door hen gehanteerde privacy beleid aan.

Met Google Analytics verzamelt Stillhart Vertalingen de volgende data:

  • Het aantal unieke bezoekers;
  • Hoe vaak gebruikers onze website bezoeken;
  • Welke pagina’s gebruikers van onze website bekijken;
  • Hoe lang bepaalde gebruikers een pagina bekijken;
  • Bij welke pagina’s gebruikers de website weer verlaten.

Google Analytics kan deze informatie aan derden verstrekken, indien Google Analytics daartoe wettelijk verplicht wordt of voor zover derden de informatie namens Google Analytics verwerken. Stillhart Vertalingen heeft hierop geen invloed.

Wij hebben Google Analytics geen toestemming gegeven om de via onze website verkregen analytische informatie te gebruiken voor andere Google diensten dan is afgesproken tussen Stillhart Vertalingen en Google Analytics.

Cookies
Wanneer u onze website bezoekt, maken wij u er op attent, dat wij op deze website gebruik maken van cookies, pixels en vergelijkbare technieken, hierna gezamenlijk te noemen: cookies. Wij maken echter alleen gebruik van technische of functionele cookies. En van analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een eenvoudig klein tekstbestandje dat met pagina’s van onze website en/of Flashapplicaties bij het eerste bezoek aan onze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer, tablet of smartphone  wordt opgeslagen. Zowel Stillhart Vertalingen als de partijen waar wij mee samenwerken, kunnen cookies plaatsen op apparaten waarmee u onze website bezoekt. Door gebruik te maken van onze website stemt u hiermee in.

Cookies worden, zoals hiervoor reeds uitgelegd,  door ons gebruikt om onze website te faciliteren. Met het plaatsen van cookies wordt het gebruikersgemak van onze website verbeterd. Deze cookies zorgen ervoor dat onze website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor deze cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Met welk doel / op basis van welke grondslagen verwerken wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden uitsluitend door ons verwerkt, wanneer wij voor u mogen werken. Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Stillhart Vertalingen. Wanneer u de door ons gevraagde persoonsgegevens niet aan ons vertrekt, kunt u geen gebruik maken van onze diensten en deze niet bij ons afnemen.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Om ons werk voor u (goed) uit te kunnen voeren;
  • Om de kwaliteit van onze op u afgestemde dienstverlening te kunnen optimaliseren;
  • Voor onze financiële administratie en het afhandelen van uw betaling;
  • Voor het verzenden van onze nieuwsbrieven en/of aanbiedingen van programma’s;
  • Om u te kunnen bellen en/of e-mailen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u;
  • Om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
  • Meer in het algemeen, om onze dienstverlening voor u te kunnen optimaliseren.

Bij het verwerken van uw persoonsgegevens houden wij ons aan de wettelijke vereisten zoals die zijn neergelegd in de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Er is dan ook altijd een juridische grondslag aan te wijzen voor het verwerken van uw persoonsgegevens. De grondslagen zijn de volgende:

  • Toestemming van betrokkene
  • Uitvoering van de overeenkomst met betrokkene;
  • Wettelijke verplichting;
  • Vitaal belang;
  • Algemeen belang;
  • Gerechtvaardigd belang.

Voor de verwerking -waaronder het bewaren- van uw persoonsgegevens in het kader van het verbeteren van onze dienstverlening, marketingactiviteiten en onze contactmomenten met u bestaat een gerechtvaardigd organisatiebelang van Stillhart Vertalingen.

Hierbij hebben wij een zorgvuldige afweging gemaakt tussen uw belangen en die van onze organisatie. Het verwerken en daarmee ook het bewaren van een aantal van uw persoons- gegevens is bovendien noodzakelijk om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Wij zijn wettelijk verplicht om een aantal van uw persoonsgegevens te bewaren en op te slaan voor onze financiële administratie en om daarmee te voldoen aan fiscale verplichtingen. Wanneer wij meer persoonsgegevens van u nodig mochten hebben, dan vragen wij uw expliciete toestemming daarvoor.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
IT – leveranciers en andere door ons ingeschakelde dienstverleners

Voor het beheer van onze ict-systemen en voor het leveren van onze diensten maken wij gebruik van de diensten van derden, zoals IT – leveranciers en computerspecialisten. Ook maken wij verplicht wettelijk gebruik van de diensten van een of meerdere accountants, voor het opstellen van een jaarrekening en voor de controle op onze financiële boekhouding. Wij zien er op toe, dat deze derden, partijen die door ons worden ingeschakeld, op een juiste manier omgaan met uw persoonsgegevens, indien en voor zover zij deze kunnen inzien. Met derden die wij inschakelen en die mogelijk toegang hebben tot uw persoonsgegevens hebben wij een verwerkingsovereenkomst afgesloten om uw privacy te versterken.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
In de AVG is bepaald, dat de klant het recht heeft om vergeten te worden. Doelstelling van Stillhart Vertalingen is, dat wij uw persoonsgegevens niet langer bewaren, dan noodzakelijk is voor het realiseren van de doelstellingen die zijn opgenomen in deze privacyverklaring, tenzij wij uw uitdrukkelijke en aantoonbare toestemming hebben verkregen om uw gegevens langer te mogen bewaren (bijvoorbeeld om onze dienstverlening te kunnen verbeteren) en tenzij er een wettelijke bepaling is, waardoor wij verplicht zijn om uw persoonsgegevens langer te bewaren.

Wij slaan tijdelijk gegevens op van klanten en opdrachtgevers in een verplicht

verwerkingsregister. Dit doen wij per categorie betrokkenen. De verplichting voor een verwerkingsregister is vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming die sinds 25 mei 2018 van kracht is gegaan. Uw persoonsgegevens worden verwerkt door Stillhart Vertalingen en door externe partijen, die door ons kunnen worden ingehuurd. Met alle externe partijen die door Stillhart Vertalingen worden ingeschakeld bij de uitvoering van een opdracht, hebben wij verwerkersovereenkomsten getekend, waarin onder andere de geheimhouding en de beveiliging van uw persoonsgegevens is opgenomen en tevens ook de omvang van de verwerkingsbevoegdheid door de betreffende verwerker is vastgelegd.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
Stillhart Vertalingen neemt de beveiliging van uw persoonsgegevens serieus. Wij hebben technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik, zoals onbevoegde kennisneming van uw persoonsgegevens. Daarbij is rekening gehouden met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, zodat we u als opdrachtgever een passend beveiligings- niveau kunnen garanderen, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.

Uw rechten: gegevens inzien, aanpassen, beperken of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te beperken of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons.

U heeft ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent, dat u bij ons een

verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u in ons bezit hebben, bijvoorbeeld in ons computerbestand, om die gegevens naar u of naar een ander, door u genoemde organisatie of bedrijf, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@stillhartvertalingen.nl Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie a.u.b. uw pasfoto, MRZ (dat is de Machine Readable Zone, de strook met nummers onderaan uw paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Wij reageren zo snel als mogelijk is, maar uiterlijk binnen zes weken.

Klachten

Stillhart Vertalingen wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. U kunt ons dit laten weten door ons een e-mailbericht te sturen naar info@stillhartvertalingen.nl of ons een brief te sturen naar ons adres, Achter het Hofplein 9, 4331 CL  Middelburg, t.a.v. mevrouw Maya Stillhart. Wij zijn tevens telefonisch bereikbaar op het nummer +31 6 81879502. Wij zullen onze uiterste best doen, om uw klacht te verhelpen.

U heeft ook het recht, om uw klacht neer te leggen bij de nationale toezichthoudende autoriteit, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt dat doen via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons of via het volgende adres van de Autoriteit Persoonsgegevens:
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ  DEN HAAG

www.autoriteitpersoonsgegevens.nl  Trefwoord: AVG

Telefoon: 0900 – 2001 2010

Deze Privacy verklaring is opgesteld voor Stillhart Vertalingen en laatstelijk aangepast in januari 2020.